Trong Word có tính năng mail merge trộn thư, email, đúng theo đồng, phiếu lương, thông tin để biên soạn nội dung một loạt với phần đông nội dung tương tự nhau mà lại bạn không nhất thiết phải nhập thủ công, ngày tiết kiệm thời gian và thao tác làm việc thực hiện. Thiên tài trộn email có trên tất cả các phiên bản Word tự Word 2007 mang đến Word 2019. Bài viết dưới đây đã hướng dẫn bạn đọc cách dùng công dụng mail merge trong Word.
Bạn đang xem: Sử dụng mail merge trong word 2010
Hướng dẫn sử dụng mail merge trong Word
Trước hết bạn cần sẵn sàng file Excel cùng với danh sách rất đầy đủ tên với file Word mẫu mã thư mời, hoặc nội dung cần trộn thư.
Bước 1:
Tại bối cảnh Word có mẫu đơn bạn nhấn vào mục Mailings rồi dấn tiếp vào mục Start Mail Merge hiển thị mặt dưới. Tiếp tục nhấn vào mục Step-by-Step Mail Merge Wizard.
Bước 2:
Trong đồ họa hiển thị công việc thực hiện, trước tiên các bạn lựa chọn loại thư mà chúng ta đang soạn gồm:
Letters: thứ hạng thư mời.E-mail messages: Email.Envelopes: Phong thư.Labels: Thư theo nhãn.Directory: Thư theo danh mục.Sau đó các bạn nhấn tiếp vào chữ Next.
Bước 3:
Trong cách này, các bạn sẽ chọn mẫu thư nhằm trộn văn bản, gồm:
Use the current document: thực hiện mẫu thư đã mở.Start from a template: cần sử dụng mẫu thư vào Word.Start from existing document: Dùng những mẫu thư đã gồm hoặc đã tạo lưu vào Word.Nhấn tiếp Next để đưa sang cách tiếp theo.
Bước 4:
Ở bước này họ chọn dữ liệu được lấy từ tệp tin Excel chứa list tên. Nhấn Browse… nhằm chọn file Excel.
Lúc này hiển thị bối cảnh trong Word với những sheet tài liệu Excel. Nhấn vào sheet đựng dữ liệu muốn sử dụng rồi nhận OK nhằm tiếp tục.
Lúc này vẫn hiển thị không thiếu nội dung các cột gồm trong file Excel, các bạn tích chọn hoặc bỏ tích vào những thông tin trong giao diện. Nhận OK nhằm tiếp tục. Sau đó nhấn vào Next để chuyển sang cách tiếp theo.
Bước 5:
Trong bước này sẽ sở hữu được tùy chọn viết thêm hoặc chỉnh sửa những thông tin trong thư trộn với trường hợp bạn chưa viết xong xuôi mẫu. Nếu mẫu mã đã viết hoàn chỉnh thì bỏ qua mất bước này, nhấn vào Next nhằm tiếp tục.
Bước 6:
Ở cách này chúng ta nhấn vào vị trí ao ước chèn nội dung, sau đó nhấn vào nút Insert Merge Field rồi chọn trường mong mỏi lấy, trước hết là tên gọi người.
Lúc này đã hiển thị tên trường, để hiện luôn tên người thì bạn nhìn thanh lịch cột câu chữ ở cạnh phải, bấm vào mũi tên tại Recipient để thay đổi những mục trong danh sách. Ngay lập tức hiển thị tên người ý muốn điền vào danh sách.
Tiếp đến bạn nhấn xuống nội dung khác ở dưới để điền thông tin, bọn họ cũng bấm vào Insert Merge Field rồi chọn trường điền nội dung, ở đấy là chức vụ. Tiếp nối sẽ hiển thị tên chức vụ ứng cùng với tên trên như tệp tin Excel. Bạn nhấp vào mũi tên tại Recipient thì nội dung các trường biến hóa ngay sau đó.
Xem thêm: Ngôi Sao Bộ Lạc 360Mobi Ngôi Sao Bộ Lạc, Just A Moment
Lúc này chúng ta cũng có thể nhấn in ngay giấy mời là xong.
Cuối thuộc nhấn Next để chấm dứt quá trình trộn thư vào Word.
Bước 7:
Sau lúc đã dứt xong thì chúng ta nhấn vào nút Finish & Merge rồi lựa chọn Send e-mail Messages ở bên dưới.
Sau đó bạn điền nội dung email muốn gởi rồi nhấn OK để triển khai mở Outlook trên máy tính xách tay và gửi e-mail qua Outlook. Vào trường hợp cần sử dụng Gmail thì chúng ta phải bảo quản thành tệp tin doc lẻ tẻ rồi gởi email.
Bạn vẫn bối rối, lo lắng khi hằng ngày phải gửi một trong những lượng to thư mời, bạn dạng thảo,... Thư điện tử cho khách hàng hàng, đối tác,... Cùng vẫn chưa biết làm cách nào để rút ngắn thời hạn thay vì nên nhập thủ công. Bởi đó, tài năng Mail Merge vào Word chắc chắn là sẽ là 1 trong "trợ thủ" đắc lực của công ty trong tương lai.
Bài viết sau đây Sforum sẽ giải đáp bạn chi tiết cách setup và thực hiện công nuốm Mail Merge "thần thánh" này nhé!
Mail Merge Word là gì?
Mail Merge vào Word tốt còn hoàn toàn có thể gọi là trộn thư, đây là một chức năng có sẵn trên phần mềm Microsoft Word. Với kĩ năng này chúng ta cũng có thể thực hiện gởi thư, thông báo, lời cảm ơn,... Cho các đối tác doanh nghiệp khách hàng dựa vào dữ liệu chúng ta có sẵn.
Ở thiên tài Mail Merge, bạn chỉ việc soạn thảo câu chữ mẫu đề xuất gửi tiếp nối ở phần lớn nội dung cá nhân: bọn họ tên, Địa chỉ, Số năng lượng điện thoại,... Thì Mail Merge để giúp bạn từ bỏ đồng điền. Tự đó tiết kiệm ngân sách và chi phí được không hề ít thời gian cùng năng suất quá trình hơn là nhập thủ công bằng tay nhé!
Cách Mail Merge trong Word 1-1 giản, hữu dụng mà bạn không nên bỏ qua
Tiếp theo bên dưới đây, Sforum vẫn hướng dẫn chúng ta cách tiến hành Mail Merge vào Word dựa trên dữ liệu khách hàng theo công việc sau:
Bước 1: Bạn hãy tiến hành khởi hễ MS Word. Sau đó, hãy chọn Mailings > Start Mail Merge > Step-by-step Mail Merge Wizards…
Bước 2: Sau đó, các bạn sẽ thực theo 6 bước để tiến hành setup Mail Merge. Ở mục Select Document Type, bạn nên lựa chọn loại thư mà nhiều người đang thực hiện.
Bước 3: Tiếp đến, chúng ta hãy thực hiện chọn mẫu mã để sử dụng.
Use the current document: thực hiện file hiện tại tại. Start from a template: áp dụng mẫu bao gồm sẵn. Start from existing document: áp dụng mẫu đã tồn trên trong thư mục của bạn.Sau đó, bạn hãy chọn Next: Select recipients để tiếp tục.
Bước 4: Ở bước tiếp theo, bạn cần thiết lập tài liệu cần nhập vào chủng loại thư. Hoặc chúng ta cũng có thể tạo mới trực tiếp bằng phương pháp chọn vào Type a new danh mục > Create…
Bước 5: Tại hộp thoại New Address List, bạn hãy bấm vào Customize Columns… để sửa đổi tên trường dữ liệu phù hợp với chủng loại thư của bạn.
Bước 6: Sau lúc đã đổi tên trường dữ liệu, bạn hãy bấm vào New Entry > Ok để khai báo dữ liệu mới.
Bước 7: Ở bước tiếp theo sau khi thiết lập cấu hình Mail Merge trong Word, bạn nên chọn vào More items… để thiết lập chọn trường dữ liệu cần nhập vào mẫu mã thư.
Bước 8: Sau đó, bạn hãy Insert theo lần lượt từng ngôi trường dữ liệu auto vào mẫu mã thư nên gửi. Và liên tiếp chọn Next: Preview your letters để qua bước tiếp theo.
Bước 9: Lúc này, chúng ta cũng có thể xem thư mẫu của công ty dưới dạng Preview. Hãy kiểm tra xem có thông tin nào bị không đúng sót hay là không nhé! còn nếu không hãy tiếp tục chọn Next: Complete the merge hoặc chọn vào mục Edit Recipient list… nhằm chỉnh sửa.
Bước 10: Cuối cùng, bạn nên chọn Finish và Merge để tùy lựa chọn gửi thư điện tử hoặc in ra nếu quan trọng nhé!
Một số để ý khi gửi dữ liệu 1 loạt bằng Mail Merge
Để quy trình cài đặt, tùy chỉnh cấu hình tính năng Mail Merge vào Word được thực hiện dễ dàng thì Sforum đã giúp cho bạn tổng hợp một vài lỗi thường gặp dưới đây:
khi bạn thực hiện mang dữ liệu: list khách hàng, tin tức cá nhân,... Qua Excel thì cần bảo vệ trong những ô tính hầu hết chứa tài liệu và yêu cầu định dạng Text. Để truy nã xuất dữ liệu các ô tính chúng ta cũng có thể dùng hàm INDIRECT và rất có thể sử dụng những công thức khác nhau trên Thư chủng loại của bạn. khi chúng ta chọn rất nhiều mẫu thư bao gồm sẵn vào Word thì đã bao gồm trường dữ liệu cố định và thắt chặt như: First Name, Last Name, Address Line,... từ bây giờ hãy kết hợp giữ những trường dữ liệu thắt chặt và cố định hoặc chỉnh sửa để tạo ra bạn dạng mẫu đến riêng bạn.
Tạm kết
Qua nội dung bài viết trên Sforum đang hướng dẫn các bạn tất tần tật các thủ thuật nhằm thực hiện setup và sử dụng Mail Merge vào Word để chuyến qua thư mời, thông cáo, vừa lòng đồng,... Cho toàn bộ các khách hàng hàng, bạn dùng,.. Cùng một lúc nhưng mà không tốn không ít thời gian và công sức. Hi vọng đây vẫn là nguồn xem thêm hữu ích giành cho bạn. Chúc chúng ta thực hiện nay thành công.
