Tạo Bảng Báo Cáo Trong Excel : Hướng Dẫn Đơn Giản, Nhanh Chóng

XEM nhanh MỤC LỤC

Khái niệm về report chi tiết

Báo cáo chi tiết là quy trình trích lọc hầu hết thông tin chi tiết từ bảng tài liệu ra báo cáo theo một số trong những tiêu chí tốt nhất định. Kết quả của report chi tiết thông thường sẽ có sẵn trong bảng dữ liệu, họ chỉ vấn đề trích lọc những nội dung kia ra nhưng thôi.

Trong thực tế có rất nhiều trường hợp report yêu cầu vừa tổng hợp, vừa cụ thể trên cùng 1 mẫu mã báo cáo. Lúc đó chúng ta sẽ cần xác định rõ trong cha cục báo cáo phần như thế nào là tổng hợp, phần làm sao là chi tiết để có phương thức làm phù hợp.

Để làm cho được báo cáo chi tiết, bọn họ cần gồm các kĩ năng sau:

Bố viên của report chi tiết trên Excel

Báo cáo cụ thể thường có bố cục như sau:

Trong đó:

(1): tên cơ quan, vị trí làm việc có thể kèm theo logo

(2): thương hiệu của báo cáo

(3): Điều kiện của báo cáo

(4): Phần tổng cộng (tổng hợp) của báo cáo

(5): dòng tiêu đề của bảng báo cáo

(6): những dòng nội dung bỏ ra tiết

(7): fan ký duyệt ngôn từ báo cáo

Báo cáo cụ thể có đặc điểm cấu trúc gần tương đương với bảng tài liệu tiêu chuẩn (gồm phần 5 với 6). Vày đó để triển khai được report này đề xuất bảng dữ liệu gốc bắt buộc đúng cấu tạo tiêu chuẩn chỉnh này.

Quy trình xây dựng report chi ngày tiết trên Excel

Quy trình thực hiện report chi máu được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: xác định loại báo cáo

Khi nhận thấy yêu mong làm báo cáo, việc thứ nhất bạn buộc phải làm là khẳng định xem report đó là dạng tổng hòa hợp hay chi tiết. Hãy chú ý đặc điểm là kết quả cần biểu đạt trong báo cáo có sẵn vào bảng tài liệu không (hay có thể nói rằng là có thể trích lọc từ bảng tài liệu ra được không). Nếu câu vấn đáp là bao gồm thì báo cáo bạn bắt buộc làm sẽ có phần bỏ ra tiết.

Bước 2: xác định phần đk và chiếc tiêu đề cho báo cáo

Dựa trên yêu cầu của báo cáo, họ sẽ phân có tác dụng 2 yếu tắc chính:

Ví dụ sau đây thể hiện cách khẳng định các yếu tố của báo cáo:

Phần điều kiện (mục 3 trong bố cục) với phần dòng tiêu chuẩn của report (mục 5 trong bố cục) là nhì thành phần đặc trưng nhất trong báo cáo chi tiết. Chúng ta cần khẳng định rõ 2 yếu tắc này trước, tiếp đến mới thêm những thành phần khác theo cấu trúc báo cáo.

Bước 3: Lựa chọn cách thức trích lọc kết quả

Có nhiều phương pháp để giúp các bạn thu được hiệu quả cho báo cáo chi tiết. Trong số đó có 3 cách phổ biến như sau:

Cách này chính là việc các bạn sẽ thực hiện thao tác Lọc + trích xuất tài liệu hoàn toàn thủ công bằng tay bằng tay, với các thao tác làm việc lọc trên bộ lọc Filter của Excel và thao tác làm việc copy paste dữ liệu. Rõ ràng như sau:

Cách này là việc bạn sẽ biện luận logic để tìm đa số giá trị trong bảng dữ liệu mà phù hợp với điều kiện của báo cáo. Ví dụ như sau:

Bước 1: chọn 1 cột làm mốc để đặt công thức ngắn gọn xúc tích (lựa lựa chọn cột có đầy đủ nội dung độc nhất vô nhị so với các cột khác)

Bước 2: Công thức lô ghích tại cột làm mốc bao gồm dạng:

Nếu thỏa mãn tất cả các điều kiện thì lấy theo văn bản trong cột làm cho mốc (chú ý khẳng định mối quan hệ nam nữ giữa các điều khiếu nại là dạng và hay OR khi xét những điều kiện):

=IF(AND(Điều khiếu nại 1=..., Điều kiện 2=...), Ô kết quả, "")

Thực hiện so sánh điều kiện với ô thứ nhất trong những cột tương ứng; Ô công dụng là ô thứ nhất trong cột chứa hiệu quả tương ứng

Bước 3: các cột hiệu quả khác trong report sử dụng công thức xúc tích và ngắn gọn dạng:

Nếu cột mốc có dữ liệu thì cột khác cũng đều có dữ liệu

=IF(Ô hiệu quả cột mốc = "", "", Ô hiệu quả cột tương ứng)

Bước 4: Sao chép tác dụng từ dòng thứ nhất tới chiếc cuối báo cáo

Nguyên tắc: Tổng số mẫu trong report chi máu = tổng số mẫu trong bảng dữ liệu

Bước 5: Lọc quăng quật những dòng không tồn tại nội dung (kết quả không phù hợp) bởi Auto
Filter

Đây là bộ lọc có sẵn vào Excel. Cỗ lọc cải thiện cho phép bạn cũng có thể vừa lọc, vừa trích xuất (hay call tắt là trích lọc) trong cùng 1 thao tác. Cách tiến hành Advanced Filter như sau:

Bước 1: bạn cần xác định vùng điều kiện cho Advanced Filter. Vùng điều kiện này có điểm lưu ý khác so với vùng điều kiện thông thường của báo cáo:

Cách tổ chức đk dạng và (AND)

Các điều kiện nằm trên thuộc 1 hàng

Nếu các điều kiện nằm trên thuộc 1 cột, tiêu đề cột đó đề xuất được lặp lại

Cách tổ chức đk được biểu hiện qua hình mặt dưới:

Cách tổ chức đk dạng hoặc (OR):Các đk nằm khác mặt hàng (nếu không giống tiêu đề thì đã đồng thời khác cột)

Bước 2: khẳng định vùng hiệu quả trích lọc. Đây đó là việc khẳng định dòng tiêu đề của báo cáo chi tiết. Giả dụ tên title của report không khớp với tiêu đề trên bảng tài liệu thì không sử dụng Advanced Filter được. Bạn cũng có thể tạo 1 mẫu làm title phụ bên dưới dòng tiêu đề report để khớp với tên tiêu đề của bảng dữ liệu. Loại này để giúp đỡ bạn cần sử dụng được tính năng Advanced Filter.

Bước 3: Sử dụng Advanced Filter.

Xem thêm: Điều Kiện Và Cách Tính Tiền Thai Sản 2018, Chế Độ Thai Sản Áp Dụng Trong Năm 2018

Tại vị trí chứa báo cáo (Báo cáo để tại Sheet nào thì bạn chọn Sheet đó), rồi call Advanced Filter bằng phương pháp chọn thẻ Data > Advanced…

Sau đó mở ra cửa sổ Advanced Filter như sau:

Lưu ý

Cả 3 biện pháp trên các yêu cầu gồm những thao tác thủ công. Từng khi biến đổi điều khiếu nại báo cáo, muốn cập nhật lại nội dung report theo điều kiện mới, các bạn sẽ cần thực hiện lại làm việc đó. Như vậy bạn sẽ phải lặp đi tái diễn 1 thao tác.

Để khắc chế điều này, các bạn sẽ có thể kết hợp với việc sử dụng Macro vào Excel như sau:

Bước 1: chọn thẻ View bên trên thanh công cụ, tiếp đến chọn tiếp mục Macro > Record Macro

Nếu phiên bạn dạng Excel của khách hàng không có tác dụng Macro trên thẻ View, các bạn vui lòng tìm hiểu thêm tại bài xích viết:

Hướng dẫn phương pháp mở thẻ Developer bên trên thanh chế độ của Excel

Bước 2: Thực hiện thao tác làm việc trích lọc dữ liệu (theo một trong những 3 biện pháp trên, để ý nên chọn cách 3)

Bước 3: Bấm Stop Recording để ngừng quá trình ghi Macro

Bước 4: Vẽ 1 hình khối (Shape) ngẫu nhiên trên Sheet để báo cáo

Bước 5: Gán Macro vào hình khối để khi nhấn vào hình khối này thì macro sẽ tự động chạy lại thao tác bạn vừa thực hiện.

Vì ngôn từ này liên quan nhiều tới thao tác, kỹ thuật thực hiện nên hết sức khó sẽ giúp bạn nắm rõ chỉ thông qua lời nói. Vậy nên chúng ta vui lòng tìm hiểu thêm trong khóa huấn luyện và đào tạo Excel EXG01 của Gitiho sẽ được hướng dẫn chi tiết các thao tác này.

Kết luận

VBA là gì? học VBA có khó không? tìm khóa huấn luyện và đào tạo VBA chỗ nào cho phù hợp? toàn bộ những thắc mắc của doanh nghiệp đều sẽ tìm được câu vấn đáp trong khóa đào tạo VBAG01 của Gitiho.

Khóa học lập trình VBA trong Excel - tuyệt đỉnh VBA - Viết code trong vòng tay

Đây là khóa học hướng dẫn rất cụ thể và không hề thiếu các kỹ năng và kiến thức về VBA để chúng ta có thể ứng dụng tức thì vào trong công việc một cách hiệu quả. Hiện nay Gitiho đang có tương đối nhiều ưu đãi hấp dẫn cho chính mình khi tham gia khóa học này.

Tạo Form báo cáo trong Excel là một chức năng bổ ích trong học tập với công việc. Nó cung cấp bạn tạo nên những phiên bản báo cáo chuyên nghiệp, dễ nhìn. Tính năng cụ thể ở phía trên được thực hiện là Pivot
Table, nó tổng hợp cùng tóm tắt một lượng tài liệu lớn trong bảng tính, giúp bạn trình bày báo cáo khoa học và hiệu quả. Tin học MOS sẽ giúp cho bạn hiểu rộng về công dụng này ngay sau đây!

Tìm hiểu về Pivot
Table – vẻ ngoài Tạo form report trong Excel

Việc tổng hợp dữ liệu xuất phát từ một bảng tính có hàng ngàn thông tin để tạo cho một bạn dạng báo cáo thủ công là điều không tưởng đối với người cần sử dụng Excel. Không kể, nó đã tốn không hề ít thời gian.

Với Pivot
Table, chúng ta cũng có thể tạo form báo cáo với những điểm lưu ý như:

Vậy, bạn thực hiện Pivot
Table để chế tạo form report trong Excel như thế nào?

Hướng dẫn tạo thành form báo cáo trong Excel cơ bản 

Để tạo nên form report bằng Pivot
Table vào Excel, bạn cần thực hiện:

Bước 1: Mở bảng Pivot
Table

Chọn thẻ Insert trên thanh Ribbon của Excel, nhấp vào nút Pivot
Table. 

Khi đó, trên màn hình sẽ hiện ra hộp thoại Create a Pivot
Table:

Bước 2: chọn vị trí tạo form report trong Excel

Đầu tiên, các bạn chọn bảng hoặc phạm vi tổng hợp dữ liệu báo cáo, vào mục Table/Range:

Chọn nơi đựng form report mới dự định, nó có thể là: 

New Worksheet: một trang tính mới

Existing Worksheet: một trang tính hiện có. Sau đó, sàng lọc vị trí để xuất bạn dạng báo cáo vào mục Location: 

Bước 3: thiết lập cấu hình form report trong excel

Sau bước 2, một form báo cáo được hiện nay ra ở chỗ đích. Có hai phần:

Khu vực cho form báo cáo: Hiển thị dữ liệu được tổng hợp.

Pivot
Table Field List: có thể chấp nhận được lựa chọn những trường dữ liệu muốn hiển thị.

Sau khi lựa chọn các trường tài liệu mong mong mỏi hiển thị, bạn kích con chuột ra ngoài khu vực form báo cáo, bạn dạng Pivot
Table Field List này sẽ đổi thay mất. Bạn dạng có thể điều chỉnh lại những định dạng của dữ liệu báo cáo cho dễ nhìn hơn. 

Vậy là các bạn đã tạo ra một form báo cáo Excel chuyên nghiệp và khoa học rồi. Hy vọng nội dung bài viết này sẽ đưa về cho mọi tín đồ những tin tức hữu ích. 

Thông tin liên hệ 

Trung tâm tin học công sở MOS – Viện kinh tế và dịch vụ thương mại Quốc tế – Đại học Ngoại Thương