Cách kiểm soát dữ liệu trong excel nâng cao, cách kiểm soát dữ liệu nhập trong excel(phần 1)

Việc trùng lặp tài liệu trong bảng tính Excel là điều không hãn hữu và thậm chí nó diễn ra hàng ngày tại các cơ quan, điều đó sẽ dẫn mang lại việc làm cho file Excel chứa nhiều dung lượng hơn, nhận tác dụng không chính xác vì bị trùng lặp tài liệu trong dải ô và hệ quả tạo ra là các hàm đã ra công dụng sai, tính tổng sai. Trong nội dung bài viết này Gitiho.com đang chỉ ra cho chính mình 3 cách để rà rà soát lại những dữ liệu bị đụng hàng và phương thức để sa thải chúng ra khỏi bảng tính.

Bạn đang xem: Kiểm soát dữ liệu trong excel

Cách kiểm tra soát dữ liệu bị trùng

Cách 1: cần sử dụng Conditional Formatting

Để sử dụng cách này, ta vào Conditional Formatting thuộc tab trang chủ rồi chọnHighlight Cells Rules > Duplicate Values…

Tới trên đây bạn chỉ cần nhấn OK trong hộp thoại Duplicates Value thì toàn bộ những giá trị hiện nay đang bị trùng nhau vào bảng tính Excel đều sẽ ảnh hưởng tô đỏ. Trong cả việc kéo xuống từng mẫu để kiểm tra những ô đỏ chúng ta cũng không cần thiết phải làm, cầm vào đó họ sẽ thanh lọc dữ liệu, từ này sẽ lọc ra số đông ô red color bạn cần.

Cách 2: Dùng bí quyết COUNTIF

Hàm COUNTIF đã giúp bọn họ xác định xem tất cả bao nhiêu ô hiện hiện giờ đang bị trùng lặp vào bảng tính bằng phương pháp dán nhãn "DUP" (tức Duplicate = Trùng) lên những dữ liệu bị lặp lại. Tất nhiên bạn cũng có thể thay thay đổi nhãn dán này bằng những tự mà các bạn muốn

Cách 3: dùng Macro

Đoạn mã Macro dưới đây để giúp đỡ bạn xác đinh được số lượng giá trị đang bị trùng lặp vào bảng tính của chúng ta, cùng rất đó đầy đủ ô chứa dữ liệu trùng lặp sẽ được bôi vàng. Hãy nhớ giữ gìn đoạn mã này vào Macro Workbook để bọn họ sử dụng vào lần tới nhé!

Đoạn mã này đã không ghi lại ô trước tiên có tài liệu trùng lặp mà lại sẽ tính tự ô trang bị hai trở đi, vậy đề nghị bạn không cần thiết phải lo đến sự việc bị đánh dấu nhầm

Sub Search
For
Duplicates()Dim rng As Range
Dim rng
Find As Range
Dim cell As Range
Dim Dup
Addresses As String
Dim Search
List As String
Dim Delimiter As String’Setup Variables
Set rng = Selection
Delimiter = “-;;-“‘Loop through each cell in selection
For Each cell In rng.Cells‘Does cell have value?
If cell.Value “” Then‘Has value been searched for yet?
If In
Str(1, Search
List, cell.Value và Delimiter) = 0 Then
Search
List = Search
List & cell.Value và Delimiter
Set rng
Find = rng.Find(what:=cell.Value, Look
In:=xl
Values, _lookat:=xl
Whole, searchdirection:=xl
Next)If Not rng
Find Is Nothing Then‘Record first instance found
First
Address = rng
Find.Address‘Find any next instances of value
Do
Set rng
Find = rng.Find
Next(rng
Find)If rng
Find.Address = First
Address Then Exit Do
Dup
Addresses = Dup
Addresses và rng
Find.Address & “,”Loop
End If
End If
End If
Next cell‘Report Results
If Dup
Addresses “” Then
Set rng = Range(Left(Dup
Addresses, Len(Dup
Addresses) – 1))User
Answer = Msg
Box(rng.Count & ” duplicate values were found,” _& ” would you like them lớn be highlighted in yellow?”, vb
Yes
No)If User
Answer = vb
Yes Then rng.Interior.Color = vb
Yellow
Else
Msg
Box “No duplicate cell values were found”End If
End Sub

Cách thải trừ dữ liệu trùng vào bảng tính

Cách 1: Dùng chế độ Remove Duplicate

Công cầm này bọn họ sẽ chẳng rất cần phải tìm lấy đâu xa lúc ngay làm việc trên thanh vẻ ngoài của Excel, tại vị trí tab Data là ta đã thấy công cố Remove Duplicates. Sau khi nhấp chuột hộp thoại Remove Duplicates thì bọn họ điền vào đó tài liệu mà hiện giờ đang bị trùng lăp để sa thải chúng

Ta cũng rất có thể truy cập lao lý Remove Duplicate nằm vào Table Tools nếu bạn đang làm việc trong bảng

Cách 2: cần sử dụng VBA

Chúng ta đã biết rằng VBA là một trong những ngôn ngữ giúp cho việc tự động hóa hoá trong khuôn khổ của Excel. Với đoạn code VBA dưới đây thì nó sẽ chỉ ra rằng cho chúng ta các hàng hiện nay đang bị lặp lại theo thiết bị tự từ bên trên xuống nhưng không buộc phải phải thay đổi dải ô

Sub Delete
Duplicates()Dim rng As Range
Dim rng
Find As Range
Dim cell As Range
Dim Dup
Addresses As String
Dim Search
List As String
Dim Delimiter As String‘Setup Variables
Set rng = Selection
Delimiter = “-;;-”‘Loop through each cell in selection
For Each cell In rng.Columns(1).Cells‘Does cell have value?
If cell.Value “” Then‘Has value been searched for yet?
If In
Str(1, Search
List, cell.Value & Delimiter) = 0 Then
Search
List = Search
List và cell.Value & Delimiter
Set rng
Find = rng.Find(what:=cell.Value, Look
In:=xl
Values, _lookat:=xl
Whole, searchdirection:=xl
Next)If Not rng
Find Is Nothing Then‘Record first instance found
First
Address = rng
Find.Address‘Find any next instances of value
Do
Set rng
Find = rng.Find
Next(rng
Find)If rng
Find.Address = First
Address Then Exit Do
Set rng
Find = rng
Find.Resize(1, rng.Columns.Count)Dup
Addresses = Dup
Addresses và rng
Find.Address & “,”Loop
End If
End If
End If
Next cell‘Report Results
If Dup
Addresses “” Then
Set rng = Range(Left(Dup
Addresses, Len(Dup
Addresses) – 1))rng.Select
User
Answer = Msg
Box(rng.Count và ” duplicate values were found,” _& ” would you like to delete any duplicate rows found?”, vb
Yes
No)If User
Answer = vb
Yes Then Selection.Delete Shift:=xl
Up
Else
Msg
Box “No duplicate cell values were found”End If
End Sub
Qua nội dung bài viết này, Gitiho.com mong mỏi rằng chúng ta đọc sẽ không còn còn lo âu trong việc phải tra cứu cùng xóa đi những dữ liệu bị trùng khiến cho bảng tính của chúng ta gặp trung trệu trong quá trình làm việc nữa.

1 trong công việc, lúc nhập dữ liệu, những khi chúng ta gặp trường đúng theo bị nhập không đúng hoặc thiếu/ quá so với số liệu thực tế. Để xung khắc phục triệu chứng đó, chúng ta có thể dùng tính năng Data Validation trong Excel.

Trong công việc, khi nhập dữ liệu, những khi bọn họ gặp trường thích hợp bị nhập không đúng hoặc thiếu/ thừa so với số liệu thực tế. Để khắc phục chứng trạng đó, bạn cũng có thể dùng công dụng Data Validation trong Excel.

Giả sử bạn có một danh sách như hình vẽ.

Nếu như đk Mã học viên là 1 hàng số bao gồm 7 chữ số thì bạn cũng có thể đặt dạng tài liệu nhập vào cột này bằng cách:

Bước 1: Chọn cả cột Mã học sinh.

Xem thêm: Top 15 Trang Web Học Online Miễn Phí Lớp 12 Online Miễn Phí, Học Miễn Phí

Bước 2: Vào thẻ Data, phần Data Tools và kích chọn Data Validation. Lập tức hộp thoại của phần này mở ra.

Bước 3: Vì mã học viên là 1 hàng 7 số, ở đoạn Allow chọn Whole number, Data chọn Equal to lớn và sinh hoạt Value nhập số 7.

Nếu bạn có nhu cầu đặt phía dẫn về cách nhập tài liệu cho lần nhập sau, chúng ta có thể vào phần Input Message và Error Alert để nhập chú giải của mình. Những ghi chú này đã hiện ra khi chúng ta chọn vào 1 ô nằm trong cột hay khi bạn nhập không đúng dạng dữ liệu được đặt sẵn.

Input Message

Error Alert

Sau lúc điền kết thúc các thông tin, lựa chọn OK.

Như vậy ta đã kết thúc xong thao tác làm việc đặt dạng dữ liệu cho một ô hoặc dải ô. Để kiểm tra, bạn có thể kích vào 1 ô bất kỳ trong cột Mã học tập sinh. Nhanh chóng ô này hiện nay ra trả lời nhập tài liệu bạn đang viết.

Thử nhập 1 dãy chỉ tất cả 6 chữ số vào, sẽ sở hữu được thông báo đúng theo phương thức Error Alert mà chúng ta đặt hiện nay lên.

Ngoài việc đặt dạng tài liệu số, Excel còn có thể chấp nhận được bạn đặt dữ liệu nhập chỉ theo kiểu ngày tháng năm( Date) hoặc số giờ(Time) với số lượng giới hạn cụ thể, số thập phân( Decimal), tài liệu phải trực thuộc 1 danh sách( List) hay độ dài được định sẵn( Text Length). Riêng phần đặt tài liệu thuộc 1 list sẽ được công ty chúng tôi sẽ nói rõ ràng ở phần 2.

Ngoài việc kiểm soát và điều hành dữ liệu, Excel còn không hề ít tính năng hữu ích chưa được khai thác hết. Để nắm rõ kiến thức về Excel với tự tin vận dụng chúng trong công việc, hãy tham gia những khóa học tin học văn phòng công sở của Trung tâm Tin học tập MOS. Chi tiết về lịch học tương tự như học tổn phí xem tại: https://goo.gl/c
Bue
Js.