HƯỚNG DẪN CÁCH TẠO BÁO CÁO TRONG EXCEL TỪ A ĐẾN Z, HƯỚNG DẪN: TẠO BÁO CÁO POWER VIEW TUYỆT VỜI

Khái niệm về report chi tiết

Báo cáo chi tiết là quy trình trích lọc phần nhiều thông tin cụ thể từ bảng tài liệu ra báo cáo theo một số tiêu chí tốt nhất định. Tác dụng của report chi tiết thông thường sẽ có sẵn vào bảng dữ liệu, chúng ta chỉ việc trích lọc những nội dung kia ra nhưng thôi.

Trong thực tế có nhiều trường hợp report yêu cầu vừa tổng hợp, vừa chi tiết trên thuộc 1 mẫu mã báo cáo. Khi đó bọn họ sẽ cần xác minh rõ trong ba cục report phần làm sao là tổng hợp, phần nào là cụ thể để có cách thức làm phù hợp.

Để có tác dụng được report chi tiết, họ cần tất cả các khả năng sau:

Bố cục của report chi máu trên Excel

Báo cáo chi tiết thường có bố cục tổng quan như sau:

Trong đó:

(1): thương hiệu cơ quan, vị trí làm việc hoàn toàn có thể kèm theo logo

(2): thương hiệu của báo cáo

(3): Điều kiện của báo cáo

(4): Phần tổng số (tổng hợp) của báo cáo

(5): cái tiêu đề của bảng báo cáo

(6): những dòng nội dung chi tiết

(7): fan ký duyệt nội dung báo cáo

Báo cáo chi tiết có sệt điểm kết cấu gần như là với bảng dữ liệu tiêu chuẩn chỉnh (gồm phần 5 với 6). Vày đó để gia công được báo cáo này buộc phải bảng dữ liệu gốc đề xuất đúng cấu trúc tiêu chuẩn chỉnh này.

Quy trình xây dựng report chi tiết trên Excel

Quy trình thực hiện báo cáo chi ngày tiết được tiến hành qua các bước sau:

Bước 1: xác minh loại báo cáo

Khi cảm nhận yêu ước làm báo cáo, việc đầu tiên bạn phải làm là xác minh xem báo cáo đó là dạng tổng thích hợp hay chi tiết. Hãy để ý đặc điểm là công dụng cần diễn đạt trong report có sẵn trong bảng tài liệu không (hay nói cách khác là rất có thể trích lọc từ bảng dữ liệu ra được không). Giả dụ câu vấn đáp là gồm thì báo cáo bạn buộc phải làm sẽ có được phần đưa ra tiết.

Bước 2: khẳng định phần điều kiện và chiếc tiêu đề mang đến báo cáo

Dựa bên trên yêu mong của báo cáo, chúng ta sẽ phân làm cho 2 yếu tố chính:

Ví dụ dưới đây thể hiện cách xác định các yếu tố của báo cáo:

Phần đk (mục 3 trong tía cục) với phần dòng tiêu chuẩn của báo cáo (mục 5 trong bố cục) là nhị thành phần quan trọng nhất trong báo cáo chi tiết. Chúng ta cần xác minh rõ 2 yếu tắc này trước, kế tiếp mới thêm các thành phần không giống theo kết cấu báo cáo.

Bước 3: Lựa chọn thủ tục trích lọc kết quả

Có nhiều phương pháp để giúp bạn thu được công dụng cho báo cáo chi tiết. Trong những số đó có 3 cách phổ biến như sau:

Cách này chính là việc các bạn sẽ thực hiện thao tác làm việc Lọc + trích xuất dữ liệu hoàn toàn thủ công bằng tay, cùng với các thao tác làm việc lọc trên cỗ lọc Filter của Excel và thao tác làm việc copy paste dữ liệu. Cụ thể như sau:

Cách này là việc bạn sẽ biện luận xúc tích để tìm đông đảo giá trị trong bảng tài liệu mà cân xứng với đk của báo cáo. Rõ ràng như sau:

Bước 1: chọn một cột làm cho mốc để tại vị công thức xúc tích (lựa lựa chọn cột có tương đối đầy đủ nội dung độc nhất vô nhị so với các cột khác)

Bước 2: Công thức súc tích tại cột làm cho mốc gồm dạng:

Nếu thỏa mãn tất cả các đk thì đem theo văn bản trong cột làm cho mốc (chú ý xác minh mối quan hệ tình dục giữa những điều khiếu nại là dạng and hay OR khi xét nhiều điều kiện):

=IF(AND(Điều khiếu nại 1=..., Điều kiện 2=...), Ô kết quả, "")

Thực hiện so sánh điều khiếu nại với ô trước tiên trong các cột tương ứng; Ô công dụng là ô thứ nhất trong cột chứa hiệu quả tương ứng

Bước 3: các cột kết quả khác trong báo cáo sử dụng công thức xúc tích và ngắn gọn dạng:

Nếu cột mốc có tài liệu thì cột khác cũng có dữ liệu

=IF(Ô kết quả cột mốc = "", "", Ô công dụng cột tương ứng)

Bước 4: Sao chép hiệu quả từ dòng trước tiên tới chiếc cuối báo cáo

Nguyên tắc: Tổng số mẫu trong report chi tiết = tổng số mẫu trong bảng dữ liệu

Bước 5: Lọc bỏ những dòng không tồn tại nội dung (kết quả ko phù hợp) bằng Auto
Filter

Đây là bộ lọc gồm sẵn trong Excel. Cỗ lọc nâng cấp cho phép bạn có thể vừa lọc, vừa trích xuất (hay call tắt là trích lọc) trong cùng 1 thao tác. Cách thực hiện Advanced Filter như sau:

Bước 1: bạn cần xác minh vùng đk cho Advanced Filter. Vùng điều kiện này có đặc điểm khác đối với vùng điều kiện thường thì của báo cáo:

Cách tổ chức đk dạng cùng (AND)

Các đk nằm trên thuộc 1 hàng

Nếu những điều khiếu nại nằm trên cùng 1 cột, tiêu đề cột đó đề nghị được lặp lại

Cách tổ chức điều kiện được bộc lộ qua hình mặt dưới:

Cách tổ chức điều kiện dạng hoặc (OR):Các điều kiện nằm khác mặt hàng (nếu khác tiêu đề thì đã đồng thời không giống cột)

Bước 2: xác minh vùng tác dụng trích lọc. Đây đó là việc xác minh dòng title của report chi tiết. Trường hợp tên tiêu đề của báo cáo không khớp với title trên bảng dữ liệu thì không dùng Advanced Filter được. Chúng ta có thể tạo 1 loại làm tiêu đề phụ bên dưới dòng tiêu đề report để khớp với tên tiêu đề của bảng dữ liệu. Dòng này để giúp bạn cần sử dụng được tính năng Advanced Filter.

Bước 3: Sử dụng Advanced Filter.

Tại vị trí chứa báo cáo (Báo cáo để ở Sheet làm sao thì các bạn chọn Sheet đó), rồi gọi Advanced Filter bằng phương pháp chọn thẻ Data > Advanced…

Sau đó mở ra cửa sổ Advanced Filter như sau:

Lưu ý

Cả 3 bí quyết trên đa số yêu cầu gồm những thao tác làm việc thủ công. Mỗi khi đổi khác điều khiếu nại báo cáo, muốn cập nhật lại nội dung báo cáo theo điều kiện mới, các bạn sẽ cần triển khai lại thao tác làm việc đó. Như vậy bạn sẽ phải lặp đi lặp lại 1 thao tác.

Để hạn chế điều này, các bạn sẽ có thể kết phù hợp với việc áp dụng Macro vào Excel như sau:

Bước 1: lựa chọn thẻ View bên trên thanh công cụ, kế tiếp chọn tiếp mục Macro > Record Macro

Nếu phiên bạn dạng Excel của công ty không có tác dụng Macro bên trên thẻ View, bạn vui lòng xem thêm tại bài bác viết:

Hướng dẫn cách mở thẻ Developer trên thanh mức sử dụng của Excel

Bước 2: Thực hiện thao tác làm việc trích lọc tài liệu (theo một trong những 3 phương pháp trên, chú ý nên chọn lựa cách 3)

Bước 3: Bấm Stop Recording để xong quá trình ghi Macro

Bước 4: Vẽ 1 hình khối (Shape) ngẫu nhiên trên Sheet để báo cáo

Bước 5: Gán Macro vào hình khối nhằm khi click chuột hình khối này thì macro sẽ tự động hóa chạy lại thao tác bạn vừa thực hiện.

Vì câu chữ này liên quan nhiều cho tới thao tác, kỹ thuật thực hiện nên cực kỳ khó sẽ giúp bạn hiểu rõ chỉ trải qua lời nói. Vậy nên bạn vui lòng đọc thêm trong khóa huấn luyện và đào tạo Excel EXG01 của Gitiho để được hướng dẫn chi tiết các làm việc này.

Xem thêm: Hướng dẫn cách đổi mật khẩu wifi fpt 2017, cách đổi mật khẩu wifi fpt

Kết luận

VBA là gì? học VBA gồm khó không? tìm khóa học VBA ở đâu cho phù hợp? toàn bộ những thắc mắc của công ty đều sẽ tìm kiếm được câu vấn đáp trong khóa đào tạo và huấn luyện VBAG01 của Gitiho.

Khóa học lập trình VBA vào Excel - tuyệt đỉnh công phu VBA - Viết code trong tầm tay

Đây là khóa đào tạo hướng dẫn rất chi tiết và đầy đủ các kiến thức và kỹ năng về VBA để chúng ta có thể ứng dụng ngay vào trong các bước một phương pháp hiệu quả. Hiện tại Gitiho đang có không ít ưu đãi hấp dẫn cho chính mình khi tham gia khóa học này.

Chúng ta thường hay chạm mặt phải một trong những yêu ước về lập báo cáo trên Excel như: report chi huyết cho món đồ A hồi tháng 5, report chi máu cho nhân viên X bộ phận Y… và với rất nhiều yêu cầu này thì họ xử lý như vậy nào? Hãy cùng Học Excel Online tìm hiểu về cách lập báo cáo chi máu theo nhiều điều kiện trên Excel nhé.

Cấu trúc của report chi tiết nhiều điều kiện

Phần điều kiện của report sẽ nằm cạnh sát trên, bên phía ngoài bảng nội dung đưa ra tiết. Bao gồm thể có không ít hơn một điểm kiện.

Phần nội dung chi tiết sẽ nằm phía dưới. Trong bảng bao gồm tên tiêu đề của những cột dữ liệu, nội dung khớp ứng theo từng cột.

Cách thiết lập vùng đk trong report chi tiết

Mỗi đk của báo cáo chi huyết đều gắn liền với 1 trường dữ liệu trong bảng tài liệu gốc. Có 2 dạng cơ bản:

Do kia để bảo đảm an toàn điều khiếu nại lập report là đúng mực thì chúng ta cần cấu hình thiết lập điều khiếu nại nhập (Data validation) cho vùng đk này.

Cách thiết lập cấu hình chỉ nhập dữ liệu dạng ngày tháng trong ô bên trên Excel

Hướng dẫn thực hiện Data Validation nhằm nhập nhanh dữ liệu từ select box

Ví dụ như sau:

Dựa vào bảng dữ liệu trên lập báo cáo chi tiết theo tên món đồ trong thời hạn từ ngày 01/5 mang đến ngày 31/5

Với yêu ước như trên, vùng điều kiện của báo cáo chi tiết có thể xác định như sau:

Cách khẳng định nội dung trong báo cáo chi tiết

Nội dung trong báo cáo chi ngày tiết là những tin tức trong bảng dữ liệu thỏa mãn các điều kiện lập báo cáo. Vì đó bạn có thể kiểm tra câu chữ này bằng phương pháp sử dụng chức năng auto Filter và tiến hành lọc bằng tay thủ công trên từng ngôi trường dữ liệu.

Ví dụ: làm việc lọc tài liệu trong cột Ngày

Kết quả sau khi lọc bằng auto Filter tại 2 cột Ngày và Tên khía cạnh hàng

Như vậy câu chữ cần report chính là tác dụng lọc tự bảng dữ liệu. Mặc dù nhiên thao tác lọc bởi Auto
Filter chỉ giúp họ kiểm tra tác dụng báo cáo, chứ không hề phải đó là báo cáo.

Để lấy kết quả ra báo cáo, bạn có thể dùng 3 cách:

Cách thứ 1: Copy kết quả lọc bằng tự động Filter

Các thao tác làm việc thực hiện nay như sau:

Cách này hơi thủ công, phải triển khai qua nhiều thao tác làm việc tay, ko tùy biến hóa được phần nội dung báo cáo nên ko khuyến khích áp dụng. Mặc dù nhiên một trong những trường hợp túng bấn và chưa tồn tại cách làm sao hay hơn nữa thì đây cũng là một cách cho ra tác dụng đúng.

Cách trang bị 2: cần sử dụng hàm súc tích lọc quý giá phù hợp

Hàm xúc tích là những hàm IF, AND, OR để biện luận kiếm tìm ra giá trị phù hợp. Các giá trị không tương xứng sẽ bị loại bỏ thành ô trống

Với cách này chúng ta có thể tùy biến cấu tạo phần câu chữ báo cáo: chỉ báo cáo cho một số ít cột độc nhất vô nhị định

Ví dụ như sau:

Trong cột Ngày:

Để lấy cực hiếm cột ngày, xét trường hợp từng câu chữ ở cái 2 thỏa mãn nhu cầu đồng thời cả 3 điều kiện (trong hàm and gồm 3 điều kiện) thì lấy kết quả theo ô A2. Ví như không vừa lòng thì trả về cực hiếm rỗng (ô trống)

Như vậy chỉ bao gồm 4 quý hiếm thỏa mãn

Các trường dữ liệu còn sót lại thì bọn họ chỉ nên xét: Nếu cực hiếm ngày của report là ô trống thì không rước nội dung, còn có giá trị thì lấy khớp ứng theo cột sẽ xét.

Để rất có thể loại bỏ những dòng trống xen kẽ, chúng ta sẽ tạo thêm một cột phụ để lọc bỏ dòng trống với hàm logic:

Nếu quý hiếm cột ngày là trống rỗng thì hiệu quả là rỗng, nếu không rỗng thì lấy giá trị bất kỳ (ví dụ là “x”)

Sau kia sử dụng auto filter trên cột thanh lọc này, vứt bỏ các quý giá rỗng (blank) đi. Công dụng thu được là báo cáo chi ngày tiết (không bao hàm cột lọc)

Cách này giảm bớt được thao tác làm việc tay lúc lập báo cáo. Tuy nhiên vẫn còn thao tác làm việc tay lúc lọc tại cột phụ và xuất hiện thêm cột phụ

Cách thứ 3: thực hiện Advanced Filter nhằm lập báo cáo chi tiết

Cách này các bạn cũng có thể xem tại bài xích viết:

Hướng dẫn bí quyết lập báo cáo chi ngày tiết NXT kho bằng Advanced Filter trong Excel

Đây là bí quyết làm tương đối hay, khi vùng đk được kiểm soát và điều hành tốt hơn là làm trực tiếp trong công thức, góp giảm dung lượng file nhờ tiêu giảm công thức.

Ngoài ra việc phối hợp VBA để gia công báo cáo auto thông qua thao tác Advanced Filter cũng rất dễ dàng.

Như vậy thông qua bài viết này, chúng ta đã hoàn toàn có thể biết cách xây dựng 1 mẫu report chi tiết theo rất nhiều điều kiện, và có tới 3 phương pháp để hoàn thành báo cáo chi tiết đó.

Những kiến thức này chúng ta đều rất có thể học được trong khóa huấn luyện và đào tạo Excel từ cơ bản tới chăm gia của học Excel Online. Trong khóa học chúng ta còn học thêm được rất nhiều kiến thức khác liên quan tới các hàm, các công thay trong Excel để áp dụng vào quá trình được xuất sắc hơn. Thông tin chi tiết mời bạn bấm chuột hình mặt dưới: